Wenn es für Unternehmen um die Wahl der digitalen Produktivitäts-Tools für den Arbeitsalltag geht, fällt die Entscheidung oft zwischen den beiden erfolgreichsten Anbietern am Markt: Der G Suite von Google und Office 365 von Microsoft. Beide Alternativen haben dabei einige Überschneidungen.
Portfolio
Beide Lösungen sind cloudbasiert und darauf ausgelegt, die Zusammenarbeit im Team zu verbessern. Sowohl die G Suite als auch Office 365 bieten E-Mail, Kalender, Speicherplatz, File Sharing und die Möglichkeit Dokumente, Tabellen und Präsentationen online zu bearbeiten. Die wohl größten Vorteile gegenüber lokal gehosteten Diensten sind dabei das gemeinsame Arbeiten an Dokumenten in Echtzeit sowie der orts- und geräteunabhängige Zugriff auf die eigenen Daten. Darüber hinaus sind in beiden Portfolios Videokonferenz- und Chat-Anwendungen enthalten. Verwaltet werden die Nutzeraccounts jeweils in einer Administrationskonsole, mit der man zum Beispiel Zugriffsrechte, Geräte und Vertretungsberechtigungen steuern kann. Die verschiedenen Produkte lassen sich im Grunde eins zu eins gegenüber stellen. Hier die bekanntesten:
Unterschiede
Interessanter als die Gemeinsamkeiten der beiden Lösungen sind für den Entscheidungsprozess aber vor allem die Unterschiede, die zwischen der G Suite und Office 365 existieren. Wir haben deshalb die 5 wichtigsten zusammengestellt und zeigen, warum die G Suite häufig die bessere Alternative ist:
- 1.Entstehung
Während sich die Microsoft-Variante über lange Jahre aus eigenständigen, lokal-installierten Programmen entwickelte, wurde Googles G Suite von Anfang an für die Cloud konzipiert – sie ist quasi “cloud-native”. So ist es auch zu erklären, dass die G Suite oft “smoother” und mehr “wie aus einem Guss” wirkt.
- 2. Verwendung
Ein weiterer großer Unterschied zwischen der G Suite und Office 365 ist die Tatsache, dass das Microsoft Paket auch die herkömmliche Installations-Software enthält. Der Vorteil der Desktop-Version ist der etwas größere Funktionsumfang, auch ohne Internetverbindung keinen Unterschied beim Erstellen von Dokumenten zu bemerken. Doch der Vorteil wird schnell zum Nachteil. Wenn die einen mit lokalen Anwendungen arbeiten und die anderen die Cloud-Version nutzen, kann es zu Versions-, Kompatibilitäts- und Abstimmungskonflikten kommen. Da die G Suite ausschließlich webbasiert aufgebaut ist, ist dies dort nicht möglich. Mit dem Offline-Modus lassen sich bei der G Suite im Übrigen Dokumente auch ohne Internetverbindung verfügbar machen und bearbeiten. Sie werden synchronisiert, sobald man wieder online ist.
- 3. Preis- und Lizenzmodelle
Google bietet drei einfache Pricing-Modelle: Basic (5,20€ pro Nutzer/Monat), Business (10,40€ pro Nutzer/Monat) und Enterprise (23,00€ pro Nutzer/Monat). Der Unterschied der Versionen liegt grundsätzlich im erweiterten Speicherplatz, E-Mail- und Dokumentenarchivierung, sowie spezifischen Funktionen für Compliance und Reporting.
Das Angebot von Microsoft ist hier etwas komplexer: Abhängig von der Unternehmensgröße starten das vergleichbare Basic Paket für Unternehmen unter 300 Mitarbeitern bei für ein Monatsabonnement bei 5,10 €, allerdings mit deutlich eingeschränkten Funktionen. Für Unternehmen über 300 Mitarbeitern liegt das Basic Paket bei 8,80€ (pro Nutzer/Monat), bei mehr als 300 Mitarbeiter beginnen die Pakete bei 12,90€ und steigen sogar auf bis zu 34,40€ (pro Nutzer/Monat).
- 4. Speicherplatz pro Nutzer
Unterschiede gibt es bei den jeweiligen Paketen auch beim Speicherplatz, der pro Nutzeraccount zur Verfügung steht. Bei Office 365 liegt dieser bei 1 TB pro User, unabhängig davon welches Paket man wählt. Bei der G Suite liegt der Cloudspeicher pro Anwender in der Basic Version bei 30 GB. Dafür gibt es sowohl in der Business als auch in der Basic-Variante unbegrenzten Speicherplatz (bei min. 5 Usern, ansonsten 1 TB).
- 5. Admin-Konsole
Natürlich ist für die Entscheidung G Suite oder Office 365 auch der Administrationsaufwand ein entscheidendes Kriterium. Allgemein lässt sich sagen, dass die Einstellungsmöglichkeiten bei Microsoft etwas granularer sind, aber viele Administratoren die Einfachheit und Übersichtlichkeit in der G Suite Admin-Konsole schätzen. Historisch gewachsen, liegt ein Teil der Benutzerverwaltung in Office 365, ein anderer in Azure und wieder ein anderer in Exchange oder Sype for Business. Gerade für Startups ist der geringe initiale Aufwand von Vorteil und der Marktanteil dort besonders hoch. Trotzdem zeigen viele Beispiele, dass die G Suite auch für große Unternehmen bestens geeignet ist.
Produktfeatures sind nicht alles
Gerade wenn man von einer lokalen auf eine cloudbasierte Lösung wechselt und einen Kulturwandel anstrebt, sollte man bei der Anbieterauswahl nicht nur spezifische Produkteigenschaften miteinander vergleichen. Auch weiche Faktoren sind nicht zu vernachlässigen. Für einen wirklichen Wandel in der Arbeitsweise bedarf es bei der Einführung der Cloud-Lösung neben der technischen Umstellung nämlich einer Veränderung im Kopf der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter. Da viele Unternehmen von der klassisch lokalen Variante der Microsoft Office-Tools kommen und oft Jahrzehnte mit diesen gearbeitet haben, lassen sich mit dem Wechsel zur G Suite viel einfacher alte Gewohnheit loswerden. Genauso sah das auch Luc Hennekens, CIO von Airbus. Der Flugzeughersteller führte für mehr als 130 000 Mitarbeiter die G Suite ein. Begründung:
„It is a lot easier to achieve that with a tool that, from its conception, radically breaks with past ways of working and past concepts, rather than working with a tool (Office 365), that is a step up, but still in many ways is similar to what we’ve been using in the past.“
von Artur, am