Google Workspace & Asana – Das Dream-Team für die digitale Zusammenarbeit

Produktivität, Kommunikation & Koordiniation aus der Cloud

 

Digitales Arbeiten in Unternehmen umfasst neben der Kommunikation und Produktivität auch das Thema Work Management, das heißt die Abstimmung der Aufgaben im Team. Idealerweise lassen sich in diesem Zusammenhang auch Reportings oder Auswertungen erstellen. Das ist ein wichtiger Aspekt, um Prozesse im Business-Alltag optimieren zu können. Betrachtet man die beiden Tools Google Workspace und Asana für sich, decken sie jeweils ihren Bereich der digitalen Zusammenarbeit ab. In der Kombination sind sie ein Dream Team.

Google Workspace – cloudbasierte Tools für Produktivität und Kommunikation

Cloudbasierte Anwendungen wie die von Google Workspace ermöglichen heutzutage Zusammenarbeit in Echtzeit sowie eine funktions- und organisationsübergreifende Kollaboration. Die Möglichkeit, von überall aus auf alle Dokumente und Dateien zugreifen zu können, gewinnt gerade in Zeiten von Homeoffice an Bedeutung. Nach dem Motto “Better together” kann eine Präsentation, eine Kalkulation oder ein Textddokument gemeinsam in einem Dokument erstellt werden. Mittels geteiltem Kalender, lässt sich die Verfügbarkeit von Kolleg:innen einsehen und so mit Leichtigkeit einen Termin finden und vereinbaren. Selbstverständlich dürfen auch kurze Chat-Nachrichten (Google Chat) und Videokonferenzen (Google Meet) nicht fehlen. Darüber können schnell und kurzfristig Fragen geklärt werden. So bietet Google Workspace im Grunde alles, was es für den geschäftlichen Alltag in Sachen Produktivität und Kommunikation braucht.

 

Die Koordination der Aufgaben und Projekte kommt oft zu kurz

Doch, wer hat überhaupt die Verantwortung, über bestimmte Tätigkeiten? Und wie ist der aktuelle Stand zu einer Aufgabe oder einem Projekt? Wie war das noch in einem vergangenen Projekt, wie haben hier die einzelnen Workflows ausgesehen? Diese Fragen zu klären ist für eine effiziente digitale Zusammenarbeit mindestens ebenso entscheidend. Obwohl es auch in Google Workspace einige Tools gibt, um Aufgaben zuzuweisen, ist es bei umfangreicheren Projekten und Workflows oft schwierig den Überblick zu behalten.

Hier kommt ein Work Management Tool wie Asana ins Spiel. Was Work Management mit Asana bedeutet, ist in diesem Blogbeitrag näher beschrieben.

Mit Asana den Überblick behalten

Mithilfe von Asana lässt sich klar und transparent darstellen, wer was und bis wann zu erledigen hat. Die verantwortliche Person kann über die bereits vorhandene Standardintegration zu Google Drive notwendige Dateien bspw. einer Aufgabe in Asana hinzufügen. Beim Klick auf die Datei öffnet sich in einem separaten Browser-Fenster das gewählte Dokument und es kann direkt weiter bearbeitet oder einfach nur gesichtet werden (Voraussetzung: man hat Zugriff auf die Datei bzw. Google Drive). Über Asana kann man auf einen Blick klare Verantwortlichkeiten mit entsprechenden Deadlines vergeben. Die tatsächliche Erstellung von Dokumenten etc. passiert in Google Drive. Der Status eines Dokuments kann über ein benutzerdefiniertes Feld in Asana verfolgt werden. Doch warum sollten man überhaupt beides Nutzen?

 

Warum sich der Einsatz von Google Workspace zusammen mit Asana lohnt

Oftmals sieht man bei der Bearbeitung von Projekten nur seine eigenen Aufgaben. Bestenfalls bekommt man noch das ein oder andere von Teammitglieder:innen und angrenzenden Bereichen mit. Dass die jeweiligen Arbeiten und vor allem der Status Teil des großen Ganzen ist und etliche Abhängigkeiten aufweisen können, vergisst oder vernachlässigt man unbewusst.

Zum Beispiel kann der Abschluss Ihrer eigenen ToDos den Projektstart einer anderer Abteilung bedeuten. Der Zugriff auf die erforderlichen Dokumente ist dann häufig nicht ausreichend. Der Status, ob bspw. ein Vertrag bereits freigegeben ist oder nicht, ist nicht immer auf den ersten Blick ersichtlich. Wiederum eine andere Person braucht u.U. gar keinen detaillierten Zugriff auf das Dokument, sondern muss nur wissen, ob die Aufgabe abgeschlossen ist, um mit der eigenen Aufgabe starten zu können. Dies lässt sich mit Asana alles ohne große Herausforderungen und etlichen internen Diskussionen abbilden. Dank Asana wird die Klarheit und Transparenz über den aktuellen Status sowie Verantwortlichkeiten von Aufgaben, Projekten und Prozessen ermöglicht.

Zugriff und Berechtigungen

Ähnlich wie bei Google Workspace lassen sich Zugriffe auch in Asana einschränken. Es gilt: Nur Personen mit entsprechender Berechtigung können Projekte, Aufgaben und Status einsehen und bearbeiten. Neue Beteiligte müssen explizit hinzugefügt werden. So werden vertrauliche Informationen geschützt und sind nur denen zugänglich, die sie tatsächlich benötigen.

Integration

Asana lässt sich nahtlos in Google Workspace integrieren. So ist es z.B. möglich:

  • mithilfe der Integration von Google Formularen Informationen direkt in Asana Projekte umzuwandeln.
  • den Google Kalender mit den eigenen Asana Aufgaben zu synchronisieren.
  • Asana Portfolios nach Google Sheet zu exportieren, um weitere Auswertungen erstellen zu können.

Darüber hinaus wir aktuell an einer Google Chat Integration gearbeitet, um ähnlich wie bei anderen Anbietern, eine noch effizientere Zusammenarbeit zu ermöglichen.

 

Fazit

Der Einsatz von Asana im Zusammenspiel mit Google Workspace (oder ähnliche Produkte wie Microsoft365) lohnt sich, wenn Sie verschiedene Aufgaben bzw. Projekte planen und koordinieren müssen. Mit den Tools von Google Workspace ermöglichen Sie Ihren Teams, das tägliche Business am Laufen zu halten und arbeitsfähig zu sein. Mit Asana geben Sie Ihren Teams übergreifend die Möglichkeit, sich über den aktuellen Status up-to-date zu halten und zu wissen, welche Aufgaben oder Projekte als nächstes anstehen. Das Work Mangement Tool ist demnach die perfekte Ergänzung. Mit dem Einsatz beider Tools verschaffen Sie Ihren Teams so die Möglichkeit kollaborativ zu arbeiten, Klarheit zu verschaffen, produktiv zu arbeiten und vor allem gemeinsam Ziele zu erreichen.

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