Der Mitarbeiter von heute stellt mehr Ansprüche an sein Unternehmen als noch vor einigen Jahren. Er erwartet ähnliche “State-of-the-Art” Tools, wie er sie auch privat verwendet, um produktiv arbeiten zu können. Die Zeiten, in denen man an seinem Arbeitsplatz über den schnelleren Computer, das neuere Handy oder die bessere Software verfügt, sind vorbei.
Weiterhin wird von Arbeitgebern immer öfter gefordert Home Office Konzepte und eine bessere Work-Life-Balance zu ermöglichen. Um den Erwartungen und Forderungen gerecht zu werden, bedarf es Veränderungen hinsichtlich der Unternehmensstrukturen und der dazugehörigen Unternehmenssoftware. Eine geeignete Lösung ist der Wechsel in die Cloud.
Lästige Softwareprobleme, ewige Programm-Updates und nicht kompatible Dateien wegen ungleicher Programmversionen sind dabei nur ein paar Probleme, die durch das Arbeiten in der Cloud vermieden werden können. Die beiden führenden Anbieter sind Google und Microsoft. Für Unternehmen jeglicher Größe kann ein Wechsel zu einer Cloud-Lösung sinnvoll sein. Über kurz oder lang stehen jedoch alle vor der Frage, für welchen Anbieter sie sich entscheiden sollen.
G Suite, wie auch auch Office 365, bieten E-Mail, Kalender, Speicherplatz, Datenaustausch und die Möglichkeit Dokumente, Tabellen und Präsentationen online zu bearbeiten und per Video-Conferencing und Chat effizient zu kommunizieren. Verwaltet werden die Nutzer in einer Administrationskonsole mit der Sie zum Beispiel Zugriffsrechte, Geräte und Vertretungsberechtigungen steuern.
Echte Zusammenarbeit
Teamarbeit steht in den meisten Unternehmen inzwischen an erster Stelle. Wie unterstützen die beiden Lösungen Zusammenarbeit? In vielen Unternehmen herrscht noch die Arbeitsweise ein Dokument per Mail zu verschicken, zu bearbeiten und dann wieder zurückzuschicken. Problem: Es entstehen eine unmenge Anzahl an Dokumenten mit der stetigen Frage “Ist das jetzt wirklich die richtige Version?”.
Google macht es sich bereits seit 2010 zur Aufgabe das Versenden von Dateianhängen zu reduzieren und hat mit Google Dokumenten den ersten vollwertigen Cloud Word Editor eingeführt. Es folgten Google Tabellen und Präsentationen um die Google Office Suite zu vervollständigen. Diese haben es ermöglicht gleichzeitig im selben Dokument zu arbeiten und Änderungen in Echtzeit zu verfolgen, ohne dass beispielsweise das Dokument oder Absätze gesperrt sind. Das revolutionäre war jedoch, dass es nur noch eine Datei gibt. Man kann sich folglich stets sicher sein in der aktuellen Version zu arbeiten – selbst wenn man offline ist. Mehr als ein aktueller Internet Browser wird hierfür nicht benötigt. Dadurch ergeben sich ganz neue Wege der Arbeit mit Ihrer Office Suite – egal, ob man zusammen in einem Raum sitzt und brainstormed, per Google Videokonferenz gemeinsam von verschiedenen Orten Jour Fixe Notizen schreibt, oder auf dem Weg zu einem Kundentermin noch schnell vom Handy ein paar Änderungen in die Präsentation einarbeitet.
Die Zusammenarbeit in Office 365 ist nicht ganz so unkompliziert, wie unter anderem das Video zeigt. Anders als mit G Suite, wo Sie automatisch immer in Ihrem Cloud Speicher (Google Drive) arbeiten, wird bei Office in den meisten Fällen ein Dokument zunächst lokal erstellt. Möchte man es mit jemandem teilen, muss es in OneDrive beziehungsweise Sharepoint abgelegt werden. Dies bedeutet auch, dass es nicht möglich ist vom Smartphone oder Tablet auf Dateien zuzugreifen, sofern sie lokal erstellt wurden und nur dort abliegen.
Weiterhin funktioniert das simultane Bearbeiten von Dokumenten aktuell nur in Word 2016 auf Windows (Excel 2016 befindet sich im Beta Programm) oder in den abgespeckten Office Online Editoren. Dies bedeutet, dass weder von einem Smartphone, noch von einem Mac, oder einer älteren Word Version gemeinsam an einem Dokument gearbeitet werden kann. Der Ersteller des Dokumentes findet sich somit möglicherweise in der Situation, dass er zwar das Dokument teilt, sein gegenüber es aber gar nicht bearbeiten kann. Weiterhin stehen viele komplexe Formatierungen oder Skripte in den Online Editoren nicht zur Verfügung.
Online- und Offlinenutzung
Um mit Office 365 auch ohne Internet arbeiten zu können, bedarf es der Installation der Desktop Versionen der Editoren. Dies erhöht die Komplexität für die IT-Administratoren, da die Installationen verteilt, supportet und zu verwaltet werden müssen. Weiterhin ist Office 365 dadurch keine 100%ige Cloud Lösung, da sich die Programme und Dokumente auf dem PC oder Laptop befinden. Um online zu arbeiten müssen die Dokumente in OneDrive oder SharePoint gespeichert werden.
Im Gegensatz dazu war G Suite vom ersten Tag an webbasiert und somit von Anfang an eine echte Cloud Lösung. Für online wie offline Arbeiten braucht der Nutzer keine lokale Installation auf dem PC oder Laptop, sondern nur seinen Internet Browser. Dies bedeutet, dass alle Dateien automatisch in der Cloud gespeichert werden und immer in der aktuellsten Version zur Verfügung stehen.
Mobile Device Management
Sowohl G Suite als auch Office 365 bieten die Möglichkeit ihre Lösung über Apps auf Smartphones und Tablets zu installieren. G Suite bietet eine einfache und kostenlose Mobilgeräteverwaltung, um Geräte und Firmeninformationen zu sichern und Apps zu verwalten. Über den Google Play Store (bzw. über Apple App Store) können Sie spezielle Apps für Ihre Mitarbeiter freigeben, aber auch andere einschränken. Darüberhinaus bietet G Suite mit Android for Work ein vollwertiges Mobile-Device-Management, welches komplett mit G Suite integriert ist. Office 365 bietet ebenfalls eine zentrale Geräteverwaltung um beispielsweise bestimmte Sicherheitsrichtlinien einzurichten. Beide Lösungen unterstützen sowohl Android, iOS, als auch Windows Mobile.
Kosten
Google bietet drei einfache Pricing-Modelle: Basic (ab 5,20€ pro Nutzer/Monat), Business (10,40€ pro Nutzer/Monat) und Enterprise (individuell). Der Unterschied der Versionen liegt grundsätzlich in erweitertem Speicherplatz, E-Mail- und Dokumentenarchivierung, sowie spezifischen Funktionen für Compliance und Reporting.
Das Angebot von Microsoft ist hier um einiges komplexer: Abhängig von der Unternehmensgröße starten die vergleichbaren Basic Pakete mit bis zu 300 Mitarbeitern bei 8,80€ (pro Nutzer/Monat), bei mehr als 300 Mitarbeiter beginnen die Pakete bei 12,90€ und steigen auf bis zu 34,40€.
Im Gegensatz zur Microsoft Office Suite enthält bereits die Google Basic Version für 5,20€ pro Nutzer und Monat alle Funktionalitäten für den täglichen Gebrauch (Office Suite, Mail-Programm, Videokonferenz-Tool und Dokumentenaustausch).
Fazit
Beide Lösungen haben sich nicht ohne Grund auf dem Markt durchgesetzt. Aber warum empfehlen wir G Suite?
Zusammenarbeit: G Suite wurde mit dem Fokus auf Zusammenarbeit entwickelt. Es ist einfach, schnell und unkompliziert, denn auch Personen und Geschäftspartner ohne G Suite können unkompliziert an den Dokumenten mitarbeiten oder an einer Hangouts Konferenz teilnehmen. Unsere Erfahrung mit Kunden, die Dokumenten Management Systeme oder eine Sharepoint Infrastruktur von Microsoft Office betreiben, zeigt, dass diese oft nicht ihr Ziel einer verbesserten Zusammenarbeit erreichen. Zusammenarbeit wird nur gelebt, wenn sie unkompliziert und ohne Hindernisse, wie bei G Suite, funktioniert. Office 365 hingegen baut hier unnötig viele Barrieren auf.
Benutzerfreundlichkeit: Wie die bekannte google.com Startseite zeigt, legt Google großen Wert auf Einfachheit bei der Nutzung ihrer Dienste. Der selbe Ansatz wurde für GMail, die Google Office Editoren, Google Drive, Hangouts Videokonferenzen und andere Produkte der G Suite gewählt. Anstelle überladener Tools, in denen sich der Nutzer verliert, bietet G Suite eine leicht eingängliche Benutzeroberfläche. Die Umstellung von der gewohnten Microsoft Office Umgebung ist somit für die Nutzer unkompliziert. Durch den richtigen Einsatz von Change Management und Schulungen konnten wir bei unseren Kunden durch G Suite zusätzlich die Produktivität signifikant, im Vergleich zur Nutzung von Word, Excel und PowerPoint, steigern.
Integration: Die Mehrheit der Apps von Drittanbietern bietet eine native Integration mit G Suite, da Google traditionell entwicklerfreundlich ist. Weiterhin lässt sich auf alle G Suite Dienste über eine API Schnittstelle zugreifen um eigene Unternehmensapplikationen anzubinden.
Preis: Nicht zu schlagen ist wohl das Argument der Kosten. Sowohl die Basic als auch Business Version von G Suite bietet mit seinem Funktionsumfang im Vergleich zu den Angeboten von Microsoft eine um fast 50 % günstigere Alternative.
Echte Cloud: G Suite ist in der Cloud geboren und von Anfang an auf Einfachheit bei der Nutzung und Verwaltung, sowie Skalierung und Zuverlässigkeit der Dienste ausgelegt.
