Eine hohe Produktivität sowie effiziente Zusammenarbeit sind für jedes Unternehmen entscheidend für den Erfolg. Dabei hat sich die Art der Zusammenarbeit in den letzten Jahren nicht nur aufgrund der Corona-Krise stark verändert. New Work-Konzepte verlangen einen orts- und geräteunabhängigen Zugriff auf Informationen und gleichzeitig neue Wege der Aufgaben- und Projektkoordination. Der zunehmende Abstimmungsaufwand führt häufig zu einer steigenden Anzahl an Kommunikationskanälen. Das bedeutet wiederum, dass Informationen nur fragmentiert vorliegen und es oft mühsam ist, alle ToDos, Verantwortlichkeiten und Fristen im Blick zu behalten. Anders gesagt: Die Arbeit bei der Arbeit nimmt zu. In diesem Blogbeitrag stellen wir Ihnen deshalb eine Möglichkeit vor, die Arbeit bei der Arbeit zu reduzieren.
Was ist die “Arbeit bei der Arbeit”?
Im Bericht zur Anatomie der Arbeit, einer von Asana in Auftrag gegebenen Studie mit über 10 000 Befragten weltweit, werden folgende Tätigkeiten als “Arbeit rund um die Arbeit” klassifiziert:
- die Kommunikation über die Arbeit
- die Suche nach Informationen
- das Wechseln zwischen verschiedenen Apps
- die Bewältigung wechselnder Prioritäten
- die Statusnachverfolgung von Arbeitsvorgängen
Es handelt sich also um Tätigkeiten, die sich nicht auf die eigentliche Facharbeit beziehen. Laut der Studie beträgt diese Art der Arbeit satte 60%.
Unter der “Arbeit bei der Arbeit” leidet die Produktivität und Zufriedenheit
Liegt der Anteil dieser Arbeit in einem hohen Bereich, führt das zu einer Reihe von Nachteilen:
- mehr und unproduktive Meetings
- Doppelarbeit
- Steigende Arbeitsbelastung
- Lange Arbeitszeiten
- Mitarbeiter fühlen sich ungehört
Das Ergebnis ist demnach einerseits eine niedrige Produktivität. Unzählige Mails beantworten, unerwartete Meetings, das Einholen von Genehmigungen und das Klarwerden über Ziele und Verantwortlichkeiten – all das muss quasi “nebenbei” erledigt werden. Das führt zu Aufgaben, die untergehen sowie Projektverzögerungen.
Andererseits bringen unkoordinierte Workflows auch eine wachsende Unzufriedenheit mit sich. Denn wer arbeitet schon gerne an einem Projekt, bei dem man das Gefühl hat trotz hohen Arbeitspensums nicht voranzukommen? Gelingt es Ihnen jedoch aus diesem Hamsterrad zu entkommen, wird schnell klar, dass hier auch eine große Chance für Ihr Unternehmen liegt.
Effiziente Zusammenarbeit – Modernes Work Management bietet für Unternehmen enormes Potenzial
Die “Arbeit bei der Arbeit” zu reduzieren ist ein ganzheitliches Problem und betrifft im Prinzip sämtliche Bereiche. Umso größer sind die Auswirkungen auf das gesamte Business.
Wer effizient zusammenarbeitet hat mehr Zeit für das Wesentliche. Projekte werden schneller abgeschlossen, die Kundenzufriedenheit steigt und somit auch der wirtschaftliche Erfolg. Nicht zu unterschätzen ist darüber hinaus der Einfluss auf die Zufriedenheit der Mitarbeiter.
Unzufriedenheit und Stress sind oft das Resultat mangelnder Transparenz, Übersichtlichkeit und Orientierung. Es ist daher wichtig, dass alle einen Überblick haben und die eigenen Tätigkeiten in den Gesamtkontext der Unternehmensziele einordnen können. Mit anderen Worten: Wie trägt die eigene Arbeit zur Erfüllung der Unternehmensmission bei? Andernfalls ist es schwierig zu erkennen, welchen Mehrwert man selbst für das Unternehmen schafft. Zudem sind Mitarbeiter, die dieses Wissen haben, motivierter ihre Ziele zu erreichen.
Wie das Softwareunternehmen SOTEC mit Asana die Arbeit bei der Arbeit reduziert
Viele Unternehmen greifen deshalb auf moderne Anwendungen zurück. So auch das Softwareunternehmen SOTEC. Alle Mitarbeiter von SOTEC strukturieren ihre Aufgaben, Projekte und Ziele mit dem cloudbasierten Work Management Tool Asana. Folgende Prozesse werden mit Asana organisiert:
- HR: Die Einarbeitung neuer Mitarbeiter und das Bewerbermanagement
- Marketing: Kampagnen, Erstellung von Werbemitteln und Eventplanung
- Vertrieb: Kundentracking mit Priorisierung und Nachverfolgung von Status, Budget und Zeitvolumen
- IT: Digitalisierungs- und Änderungsprojekte
- Entwicklung: Sprintplanung, Ticketbearbeitung und Produktmanagement
Außerdem werden die Unternehmensziele transparent in Asana formuliert, organisiert und den Verantwortlichen zugewiesen, sodass alle den Fortschritt des Unternehmens mitverfolgen kann.
Der Einsatz von Asana als zentrale Plattform half SOTEC dabei, E-Mails und Meetings zu reduzieren und so die Kommunikation auch teamübergreifend zu beschleunigen. Da alle Informationen an einem Ort liegen, können auch Mitarbeiter, die neu zu einem Projekt dazukommen, den aktuellen Stand schnell erfassen. Kurz: Die Arbeit bei der Arbeit wird reduziert → zur ganzen Case Study.
Jetzt mit Asana starten
Wenn auch Sie die “Arbeit bei der Arbeit” in Ihrem Unternehmen reduzieren wollen, nehmen Sie einfach Kontakt zu uns auf. Als Asana Solutions Partner unterstützen wir Sie bei der Einführung und effizienten Nutzung des Tools.
