Wie das Projektteam eines Pharmakonzern die Herausforderungen der modernen Arbeitswelt löst

Asana Case Study

Das Neubauprojektteam eines Pharmakonzerns nutzt Asana, um Projekte effektiv zu strukturieren und zu steuern. Das Work Management-Tool ermöglicht auch in Zeiten von Corona eine effiziente Zusammenarbeit und erlaubt mehr Flexibilität bei der Arbeit. Alle Beteiligten sind somit aufgabenbezogen informiert, egal wann und von wo sie arbeiten. Cloudwürdig unterstützte bei der Einführung von Asana und steht bei Fragen zu Einstellungen und Funktionsmöglichkeiten als Ansprechpartner zur Verfügung.

Das Unternehmen

Der Konzern aus der Gesundheitsbranche entwickelt moderne Technologien und maßgeschneiderte wissenschaftliche Lösungen, um das Leben seiner Kunden zu verbessern. Das Neubauprojektteam besteht aus etwa 20 Mitarbeitern, wächst aber stetig. Es ist verantwortlich für alle Themen, die im Zusammenhang mit Bauprojekten stehen. So z. B. die Vorbereitung der Baustellen und den Abriss von Bestandsgebäuden sowie den Bau eines neuen Produktionsgebäudes.

Herausforderungen und Ziele

War früher noch das Notizbuch im Einsatz, waren sich die Verantwortlichen vor Projektstart im Klaren, dass eine moderne Lösung her musste. Die Projektassistentin des Neubauteams erklärt. “Für unsere Projekte ist es essentiell, dass wir unsere Aufgaben von Anfang an gut strukturieren. So verlieren wir nichts aus den Augen. Das ist wichtig, da es sich um komplexe Projekte mit verschiedenen Teilbereichen handelt, bei denen man sonst schnell den Überblick verliert. Gleichzeitig wird unser Team immer größer.” Eine der Tool-Anforderungen war es dabei verschiedene Ansichten nutzen zu können. Darüber hinaus war das Projektteam gerade in Zeiten von Corona darauf angewiesen, auch in verteilten Teams effizient zusammenzuarbeiten.

Lösung

Das Neubauprojektteam des Pharmakonzerns setzt deshalb auf das Work Management Tool Asana. In der cloudbasierten Anwendung halten die Beteiligten fest, wer was bis wann erledigt. Sie weisen sich gegenseitig Tasks zu und kommunizieren statt langen E-Mail-Ketten aufgabenbezogen in Asana. Ist die Person in die Aufgabe involviert, erhält sie automatisch eine Nachricht. “So geht nichts unter. Außerdem haben wir den Überblick über die Aufgabenverteilung und können ggf. gegensteuern, wenn etwas nicht funktioniert.” Auch die Einarbeitung neuer Kollegen ist einfach: “Asana ist sehr intuitiv. Ich stelle nur kurz die grundlegenden Funktionen vor, das genügt.” Einer der Vorteile von Asana: Je nach Bedarf lässt sich zwischen Kanban-Board, Listen- und Zeitleisten-Ansicht wechseln. Cloudwürdig beriet bei der Auswahl der richtigen Lizenz-Variante und unterstützt bei Fragen zu Einstellungsmöglichkeiten und Funktionen.

Ergebnisse

Gerade während Corona konnte sich das Team trotz vermehrtem Arbeiten aus dem Homeoffice gut koordinieren und effizient zusammenarbeiten. Doch Asana trägt nicht nur zu mehr Klarheit und einer besseren Projektsteuerung bei. Asana bedeutet auch mehr Flexibilität für Mitarbeiter dank orts- und geräteunabhängigem Arbeiten und trägt so dazu bei, die Anforderungen der modernen Arbeitswelt zu meistern. “Ich habe mir z.B. die App heruntergeladen. Für mich ist es auch nach Feierabend wichtig zu wissen, was morgen auf mich zukommt. Dann kann ich mich darauf vorbereiten.” Auch mit der Zusammenarbeit mit Cloudwürdig ist die Projektassistentin sehr zufrieden: ”Ob kleine oder große Fragen, Cloudwürdig war immer an unserer Seite und hat uns unterstützt.”

„Mit Asana sind wir immer auf dem Laufenden. Man muss nicht warten, bis der Kollege wieder auf grün ist, sondern schreibt es einfach in die entsprechende Aufgabe. Das erleichtert die Zusammenarbeit und spart enorm viel Zeit.“

Projektassistentin des Neubau-Projektteams