Asana Case Study – SOTEC

Das Unternehmen

Die SOTEC Software Entwicklungs GmbH + Co. Mikrocomputertechnik KG ist ein international agierender Anbieter für Softwareentwicklung und Hardwarelösungen mit Hauptsitz in der Nähe von Stuttgart. Sie beschäftigt rund 60 MitarbeiterInnen in Deutschland und Rumänien. Als Google Cloud- und Microsoft-Partner unterstützt SOTEC Kunden beim Aufbau digitaler Plattformen und begleitet Unternehmen bei der digitalen Transformation in den Bereichen IoT (IIoT), Machine Learning, Industrie 4.0 und Cloud-Technologie. 2019 wurde das Softwareunternehmen von Google Cloud mit dem Partner of the Year Award für die Spezialisierung im Bereich IoT ausgezeichnet.

Herausforderung

Um die tägliche Arbeit zu strukturieren nutzten die MitarbeiterInnen bei SOTEC unterschiedliche Tools und jedes Team hatte sein eigenes System, Aufgaben und Projekte zu organisieren. Das hatte den Nachteil, dass Verantwortlichkeiten und Status nicht immer für jeden ersichtlich waren und sich Projekte so verzögerten.

Daher kam der Wunsch auf, intern etwas zu verändern. Florian Holz, Geschäftsführer der SOTEC meint: “Wir wollten die verschiedenen Tools auf einen Nenner bringen, um teamübergreifend besser zusammenzuarbeiten. Ziel war es, Geschäftsprozesse, Projektfortschritte und Ziele auf einer Plattform zu vereinen und Arbeitsabläufe transparenter zu machen.” 

Mit dem Bestreben, die neue Lösung großflächig einzusetzen, suchte er nach einem Tool,  mit dem möglichst viele Prozesse aus verschiedenen Bereichen abgebildet werden konnten. Da man sich bewusst war, dass sich Gewohnheiten nicht von heute auf morgen ändern lassen, war es für das Software-Unternehmen außerdem wichtig, die Umstellung strukturiert anzugehen und bestehende Prozesse so umzugestalten, dass die umfangreichen Funktionsmöglichkeiten optimal genutzt werden.

Lösung

Alle MitarbeiterInnen von SOTEC strukturieren nun ihre Aufgaben, Projekte und Ziele mit dem cloudbasierten Work Management Tool Asana. Folgende Prozesse werden mit Asana organisiert:

• HR: Die Einarbeitung neuer MitarbeiterInnen und das Bewerbermanagement
• Marketing: Kampagnen, Erstellung von Werbemitteln und Eventplanung
• Vertrieb: Kundentracking mit Priorisierung und Nachverfolgung von Status, Budget und Zeitvolumen
• Interne IT: Digitalisierungs- und Änderungsprojekte
• Entwicklung: Sprintplanung, Ticketbearbeitung und Produktmanagement

Außerdem werden die Unternehmensziele transparent in Asana formuliert, organisiert und den Verantwortlichen zugewiesen, sodass jeder Mitarbeiter den Fortschritt des Unternehmens mitverfolgen kann. Während der Einführungsphase von Asana führte SOTEC interne Schulungen durch und legte eine “Testarena” an, in der MitarbeiterInnen Testaufgaben erstellen und neue Features ausprobieren konnten. Cloudwürdig unterstützt SOTEC neben der Bereitstellung der Lizenzen mit Workshops zur effektiven Nutzung des Tools und individuellen Problemen – nicht nur zu Beginn, sondern auch bei Updates und neuen Features.

Ergebnisse

Durch das strukturierte Vorgehen bei der Einführung wurde die neue Art der Zusammenarbeit von den MitarbeiterInnen schnell angenommen und umgesetzt. Der Einsatz von Asana als zentrale Plattform half SOTEC dabei, E-Mails und Meetings zu reduzieren und so die Kommunikation auch teamübergreifend zu beschleunigen. Da alle Informationen an einem Ort liegen, können auch MitarbeiterInnen, die neu zu einem Projekt dazukommen, den aktuellen Stand schnell erfassen. Florian Holz ist zufrieden: “Insbesondere in der modernen Arbeitswelt mit verteilten Teams und der Arbeit aus dem Home Office hilft Asana dabei, den Überblick zu behalten.”