Case Study: Zusammenführung verschiedener Konten zu einer Google Workspace Domain

Mit der Konsolidierung verschiedener Domains vereinfachte und zentralisierte ein Einzelhandelsunternehmen für Lebensmittel seine Verwaltung in Google Workspace (GWS) erheblich. Cloudwürdig übernahm die Erstellung des Migrationskonzepts, unterstützte bei der Auswahl des Migrationstools und übernahm große Teile der Implementierung. Die Migration umfasste neben der eigentlichen GWS-2-GWS Migration auch die Migration von anderen Anbietern wie z.B. Dropbox. Dank der nun einheitlichen Umgebung konnte das Unternehmen Workflows und Analysemöglichkeiten verbessern.

Das Unternehmen

Der Lebensmitteleinzelhändler mit Hauptsitz in Deutschland beschäftigt weltweit über 7.000 MitarbeiterInnen. Mit dem Versprechen leckere und ausgewogene Mahlzeiten zu bieten und dem besonderen Einsatz für Nachhaltigkeit zählt das Unternehmen bereits über 5 Mio Menschen zu seinen Kunden. Die Mission: Die Art und Weise, wie Menschen essen, auf nachhaltige Weise zu verändern.

Herausforderung

Bei Projektstart bestand das Unternehmen aus vielen kleinen Landesgesellschaften und separaten Entitäten. Als Google Workspace Kunde hatte der Einzelhändler so mit einer dezentralen IT-Struktur und einer aufwändigen Verwaltung zu kämpfen. Mehrere Domains wurden von eigenen Admin-Teams gemanagt und machten so nahtlose Workflows und unternehmensweite Analysen nahezu unmöglich. Mit dem Ziel eine globale Organisation zu schaffen und die Verwaltung zu zentralisieren, sollten die multiplen Domains zusammengeführt werden.

Eine besondere Herausforderung war dabei die Migration einiger “Heavy User” mit zahlreichen geteilten Dokumenten und Berechtigungen. Darüber hinaus galt es die Konsolidierung im laufenden Betrieb durchzuführen, was ein hohes Maß an Abstimmung, Planung und Flexibilität über Ländergrenzen und Zeitzonen hinweg verlangte.

Lösung – Zusammenführung in eine Google Workspace Domain

Cloudwürdig half dem Einzelhändler bei der Bereitstellung einer zentralen Google Workspace-Umgebung und der Zusammenführung der verschiedenen Instanzen unter einer zentralen Google Workspace Domain. Dank eines Lizenzupgrades wurden “Geteilte Ablagen” in Google Drive freigeschaltet und die Ordnerstrukturen und Zugriffsberechtigungen übernommen bzw. wo notwendig neu aufgesetzt. Neben GWS-2-GWS Migrationen wurden auch Dateien von anderen Anbietern wie Dropbox übernommen und in die entsprechenden Berechtigungsstrukturen überführt.

Um den täglichen Arbeitsablauf nicht zu behindern, führte Cloudwürdig die Migration innerhalb von Zeiträumen mit möglichst wenig Auslastung durch – das heißt an Wochenenden und in der Nacht. Berücksichtigt wurden hier auch die verschiedenen Zeitzonen der internationalen Standorte. Um den Abstimmungsaufwand auf Kundenseite so gering wie möglich zu halten, wurde ein speziell erarbeiteter Projektplan umgesetzt.

Ergebnis

Durch die Zusammenlegung verschiedener Konten zu einer Domain vereinfachte der Lebensmitteleinzelhändler die Administration enorm. Die Verwaltung ist nun zentral gebündelt und die Analysemöglichkeiten sind unter einer Domain deutlich umfassender.  Gleichzeitig verbesserten sich interne Workflows und Prozesse, da die Zusammenarbeit zwischen den Nutzern mit ehemals unterschiedlichen Domains noch nahtloser funktioniert als zuvor. Dazu trägt auch die jetzt einheitliche Nutzung von Google Workspace Tools bei. Dank der von Cloudwürdig aufgesetzten Lösung schafft es das Lebensmittelunternehmen so noch effizienter mit Google Workspace zu arbeiten.