Wie OVB MEDIA mit den cloudnativen Apps von Google Workspace neue Wege der Zusammenarbeit geht

In einer heterogenen IT-Umgebung verfolgte die OVB Mediengruppe das Ziel, die firmenübergreifende Kommunikation zu verbessern. Mit der flächendeckenden Einführung von Google Workspace konnten zahlreiche Prozesse beschleunigt werden und ortsunabhängiges Arbeiten ist nun unkompliziert und sicher möglich. Cloudwürdig unterstützte das Unternehmen bei der technischen Umsetzung, und mit der Durchführung von Change Management und steht zudem als Ansprechpartner bei Support-Anfragen zur Verfügung.

Die Einrichtung

Die OVB MEDIA ist eine Unternehmensgruppe mit Hauptsitz in Rosenheim. Mit 14 Firmen und über 1800 Mitarbeitern vereint das größte Medienunternehmen Südostbayerns zahlreiche Produkte, Marken und Dienstleistungen unter seinem Dach. So umfasst das Portfolio u. a. Zeitungen, Magazine, Online-Portale, Video-Produktion, Radio und mehr.

Ziele und Herausforderungen

Als Mediengruppe hatte OVB MEDIA mit einer heterogenen IT-Umgebung zu kämpfen. Jede Firma hatte eine eigene Lösung, viele nutzten die lokalen MS Office Programme. Darüber hinaus verwaltete man eigene Exchange Server. Mit dem Ziel die firmenübergreifende Kommunikation zu verbessern und sicheres mobiles Arbeiten zu ermöglichen, suchte man nach einer cloudbasierten Kollaborationslösung. Florian Schiller, Geschäftsführer von OVB MEDIA, erklärt: “Wir wollten weniger Silodenken und stärker als Gruppe auftreten. Nicht zuletzt wollen wir uns in einem umkämpften Arbeitsmarkt als attraktiver Arbeitgeber präsentieren.” Als eine der größten Herausforderungen auf dem Weg zu New Work beschreibt er nicht die technische Umstel- lung, sondern: “Aufgabe war vor allem, auch langjährige Outlook bzw. MS Office-Nutzer mit ins Boot zu holen.”

Lösung

OVB MEDIA entschied sich schließlich für die Einführung der cloudnativen Apps von Google. Florian Schiller: “Usability is key und man merkt einfach, dass Google Workspace für die Cloud konzipiert wurde.“ Mit der Unterstützung von Cloudwürdig wurden nicht nur E-Mails, Kalendereinträge usw. der User migriert, sondern auch ein Projektplan erarbeitet und durchgeführt. Dabei ist die Mediengruppe nach dem Stufen-Modell vorgegangen. Das heißt, zunächst wurde die Core IT umgezogen. Später bildete man sogenannte Google Guides aus, die nach dem Go Live die breite Masse bei der Nutzung von Google Workspace unterstützten. Innerhalb von 6 Wochen war so der Großteil der Umstellung vollzogen. Um die Einarbeitung zu erleichtern, stellt OVB MEDIA zudem Antworten auf häufige Fragen im Intranet zur Verfügung. Nach und nach werden nun Prozesse an die onlinebasierte Arbeitsweise angepasst.

Ergebnisse

Dank Google Workspace konnten zahlreiche Arbeitsabläufe beschleunigt bzw. verbessert werden. Florian Schiller ist zufrieden: “Die Raumplanung ist in Google Kalender einfacher und Videokonferenzen mit Google Meet wesentlich stabiler als vorher.” Zudem erhöht das gemeinsame Arbeiten in einem Dokument die Effizienz. “Für die Auswertung von Reklama- tionen im Aboservice werden z. B. nicht mehr zahlreiche Tabellen-Versionen hin und her geschickt. Auch für die Gestaltung von Vertragswerken auf Führungsebene gibt es nur noch ein gemeinsames Dokument.” Obwohl es anfänglich gerade von langjährigen MS Office-Nutzern Widerstände gab, steigt die Zufriedenheit mit den neuen Google-Tools auch bei ihnen. “Die Leute beginnen einfach die vielen Vorteile wahrzunehmen.” Darüber hinaus verlief die Umstellung für das IT-Team dank der einfachen Administration ebenfalls ohne Probleme.

Die Zusammenarbeit mit Cloudwürdig war top und sehr lösungsorientiert. So eine Veränderung ist immer auch ein Sprung ins kalte Wasser, aber wir wurden hervorragend betreut.

– Florian Schiller, Geschäftsführer OVB MEDIA

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