02.09.2020
Google rollt in den nächsten Wochen eine neue Funktionen aus, die vielen G Suite Usern den Arbeitsalltag deutlich erleichtern dürfte. Mit dem Update wird die Zusammenarbeit in Google Docs, Sheets, Slides und Sites auch mit Personen ermöglicht, die keinen Google Account besitzen. Im Folgenden erfahren Sie alles, was Sie als G Suite Nutzer dazu wissen sollten. Außerdem gibt es am Ende des Beitrags einige Hinweise für Administratoren.
Wie funktioniert das Teilen der Dokumente für Nicht-Google Accounts?
Dateien können zum Ansehen, Kommentieren und Bearbeiten mithilfe eines PIN-Codes auf sichere Art und Weise für Gäste mit externer Domain und ohne Google Account freigegeben werden. Die Freigabe kann dabei jederzeit wieder rückgängig gemacht werden.
Welche Dokumente können geteilt werden?
- Google Docs, Sheets, Slides, Bilder, PDFs, Office Files
- Ordner
- Dokumente aus „Geteilte Ablagen“ können jedoch nicht für Gäste freigegeben werden
Warum ist das hilfreich?
G Suite User arbeiten oft mit Partnern oder Kunden außerhalb des eigenen Unternehmens zusammen. Die neue Funktion erlaubt nun eine nahtlose und sichere Kollaboration auch mit Nicht-Google Usern. Alle Interaktionen werden aufgezeichnet und Änderungen in Echtzeit übernommen. Das reduziert unnötige Downloads und verschiedene Fileversionen auch mit externen Personen.
Für wen wird die neue Funktion verfügbar sein?
- Verfügbar: Für G Suite Business, G Suite Enterprise, G Suite for Education, G Suite Enterprise for Education, G Suite for Nonprofits und G Suite Essentials Kunden.
- Nicht verfügbar: G Suite Basic, Cloud Identity Kunden oder User mit privaten Accounts.
Hinweise für Administratoren
Die Freigabe an Personen außerhalb Ihrer Organisation mit Nicht-Google-Konten ist standardmäßig aktiviert, wenn Sie derzeit Nutzern in Ihrer Organisation erlauben, Einladungen zur Freigabe an externe User zu senden, die kein Google-Konto verwenden. Sie ist standardmäßig ausgeschaltet, wenn dies derzeit nicht zugelassen ist. Die Freigabe für Gäste wird durch neue Einstellungen unter Admin-Konsole > Anwendungen > G Suite > Laufwerk und Docs > Freigabeeinstellungen gesteuert werden.
Sie haben Fragen rund um das Teilen von Dokumenten oder benötigen Hilfe bei den Freigabeeinstellungen in der Admin-Konsole? Kontaktieren Sie uns und unsere G Suite Experten helfen Ihnen gerne weiter.
von Artur, am