In Google Workspace kann ein Nutzer seine eigenen Kontaktdaten nicht selbst pflegen. Um Profilinformationen wie die Telefonnummern, Adressen, Kontaktdaten der Mitarbeiter zu verwalten, gibt es seitens Google die Möglichkeit, diese direkt über die Admin-Konsole manuell zu hinterlegen oder eine Synchronisation zum Active Directory einzurichten. Darüber hinaus gibt es Drittanbieter-Software, mit deren Hilfe man diese Mitarbeiterdetails im Google Workspace Directory auch zentral verwalten kann.
Wir möchten Ihnen hier deshalb eine kostenlose Alternative vorstellen, mit der Sie die User einfach aber effizient über ein Google Sheet updaten können.
Vorraussetzung: Admin Account mit Zugriff auf die Nutzer.
Kopieren Sie hierzu dieses Google Sheet. 
Im Google Sheet befindet sich ein Menü, mit dessen Hilfe Sie die Funktionen starten können.
Vorgehensweise:
Fügen Sie zunächst die Nutzer pro Reihe hinzu, die Sie aktualisieren möchten
Der Identifier ist hierbei die primäre E-Mail-Adresse des Benutzers. Um dies zu vereinfachen, können Sie die Funktion “get Userlist” aus dem Menü ausführen. Mit dieser Funktion erhalten Sie ein neues Tabellenblatt “Userlist” mit Ihren aktuellen Nutzern. Im Tabellenblatt “Users” können Sie nun die Mitarbeiter pflegen und die entsprechenden Werte hinterlegen.
Hierbei sind bereits Felder vordefiniert:
- primaryEmail
- Phone:mobile
- Phone:work
- Address:work
- Employee_details.Employee_ID
- Job title
- Managers Email
- organizations.0.title
- organizations.0.department
- organizations.0.description
- organizations.0.costCenter
Falls Sie Custom Schemas im Einsatz haben, können Sie auch diese aktualisieren.
Die Syntax bekommen Sie heraus, indem Sie die Funktion “load Custom Schemas” ausführen. Hierbei wird ein neues Tabellenblatt “Schemas” erstellt, mit der Auflistung Ihres Schemas. Dieses lässt sich dann dementsprechend in die erste Zeile der “Users” Tabelle übertragen und mit Leben füllen.
Optional:
Das Script ist so designt, dass Sie auch weitere Parameter einfügen können, wenn diese dem Syntax entsprechen. So können Sie mit folgenden Keys z. B. auch das Passwort, die OrgUnit oder den Namen der Nutzer ändern:
- name.givenName
- name.familyName
- suspended (true / false)
- orgUnitPath
- password
Eine vollständige Liste bekommen Sie, wenn Sie den Google API Explorer mit Ihrem eigenen User einmal ausführen.
Noch Fragen?
Als erfahrener Google Cloud Partner helfen wir Ihnen bei der Einführung und effizienten Nutzung von Google Workspace. Falls Sie Fragen zum Updaten von Mitarbeiterdetails im Google Workspace Directory mit unserem Sheet haben, nehmen Sie einfach Kontakt zu uns auf. Wir wünschen viel Spaß beim Updaten Ihrer Mitarbeiter Details!
von Artur, am
von Robin, am
von Ksenia, am