Unternehmensstrukturen lassen sich in der G Suite Admin-Konsole ohne Weiteres in Organisationseinheiten (Organizational Units, kurz OU) einteilen. An die OUs können jedoch nicht direkt E-Mails (Verteiler) geschrieben werden, des Weiteren lässt sich diese nicht als Freigabeziel in Google Drive einstellen.
Um mit einer Einheit kommunizieren zu können, müssen Benutzerkonten demnach zusätzlich einer Gruppe zugeordnet werden. Das bedeutet wiederum einen weiteren administrativen Aufwand bei der Erstellung und Pflege der Gruppen, beispielsweise, wenn Benutzerkonten neu angelegt oder gelöscht werden, sind die Angaben in beiden Bereichen zu verwalten. Mit folgendem Script kann diese Aufgabe automatisiert erledigt werden und der zusätzliche Aufwand entfällt.
Was bietet das Script?
Das Script synced eine OU mit einer gleichnamigen Gruppe und hält die Mitglieder darin synchron mit denen der Organisationseinheit. Eine Anpassung an den Benutzerkonten in der Organisationseinheit reicht somit aus, um die Änderung auf die Gruppe zu übertragen und eine aktuelle Userliste zu garantieren.
Alle Einheiten und erstellten Gruppen werden im Spreadsheet abgebildet:
Sollte sich etwas an einer Organisationseinheit ändern, durch Entfernen oder Hinzufügen von Benutzerkonten, wird die dazugehörige OU-Gruppe mit den Veränderungen in der OU abgeglichen und entsprechend aktualisiert. Änderungen werden in einem PopUp-Fenster angezeigt.
Das Script lässt sich in der Menüleiste des Google Spreadsheets, Documents oder Forms integrieren und auf Knopfdruck starten. Außerdem besteht die Möglichkeit, die Synchronisation automatisiert zu triggern:
Organizational Units lassen sich somit kontaktieren, ohne dazu manuell Gruppen erstellen und aktualisieren zu müssen.
Anwendung
Unter diesem Link kann eine Kopie erstellt werden.
Öffnet man den Script Editor unter Tools → ScriptEditor kann ein Präfix für die zu erstellenden Gruppen eingetragen werden.
Starten & Triggern des Scripts wird über das Sync-Menu gesteuert.
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