Asana Case Study – Merida Bikes

Erfahren Sie mehr darüber, wie Merida mit Asana seine Produktentwicklung modernisiert hat.

Noch schneller, noch bessere Bikes designen – Merida’s R&D Center nimmt mit Asana Fahrt auf

„Schnelle und zuverlässige Koordinierung in funktionsübergreifenden Teams sowie Klarheit über den Projektstatus sind zentral für unseren Design- und Entwicklungsprozess. Immer komplexer werdende Produkte sowie kürzere Produktzyklen, machen klare, und transparente Arbeitsstrukturen unabdingbar. Mit Asana können wir über Templates die Best Practices unseres Unternehmens schnell abrufen und weniger Zeit in die Projektplanung stecken und dafür mehr Zeit in die aktive Entwicklung. Mit Asana schaffen wir es mehrere Projekte gleichzeitig zu steuern und voranzubringen und auch die Abstimmung während der Projektarbeit ist viel präziser. Asana erleichtert unsere Zusammenarbeit nicht nur im R&D Team hier in Deutschland, aber auch über die verschiedenen internationalen Einheiten von Merida Bikes hinweg.“

Reynaldo Ilagan, Head of Product Management der Merida R&D Center GmbH

Das Unternehmen

Merida Bikes lässt Fahrradherzen höher schlagen. Seit mehr als 50 Jahren designt, produziert und vermarktet Merida erfolgreich hochqualitative Fahrräder – und das für mehr als 77 Märkte weltweit. Mit seinen Rädern, entwickelt in Deutschland und handgefertigt in Taiwan, steht Merida für Qualität, Ästhetik, Sport und Spaß und wurde damit zum beliebten Hersteller für alle Radsport-Fans und -Sportler. Im deutschen R&D Center ansässig in Magstadt bei Stuttgart, entwickeln begeisterte Fahrrad- Enthusiasten mit Herzblut und einem geschulten Auge fürs Detail an den nächsten Modellen der Merida- Räder. In Magstadt werden unter dem Qualitätsanspruch deutscher Ingenieurskunst alle Schritte von Konzeption bis Produktionsstart durchgeführt.

Herausforderung

Merida R&D Center arbeitet in dem Spannungsfeld aus immer kürzer werdenden Produktzyklen  bei einem gleichbleibend hohen Qualitätsanspruch. Diese Dualität der Ansprüche sorgt in einem Team, das zeitgleich multiple Projekte jongliert und vorantreibt, dafür, dass Absprachen reibungslos in aktive Handlungsschritte übersetzt werden müssen – und zwar so (zeit-)effizient wie möglich.

Zusätzlich werden alle Projekte des Merida R&D Centers in enger Zusammenarbeit zwischen Ingenieuren, Designern, sowie dem HQ und der Produktionsstätte in Taiwan abgewickelt. Planungs- und Abstimmungsphasen kosten viel Zeit und Missverständnisse sowie ständige Statusabfragen verursachen vermeidbare Produktivitätsverluste.

Angetrieben von dem Wunsch nach Modernisierung und Optimierung der Prozesse seines Teams, suchte Reynaldo Ilagan (Head of Product Development) nach einem digitalen Tool, das ihm und seinem Team dabei helfen würde, die Produktentwicklung effizienter und klarer aufzubauen. Dabei stieß er auf Asana. Das umfassende Projekt- und Taskmanagementtool erlaubt eine funktionsübergreifende Zusammenarbeit in diversen Teams, sowie eine Kollaboration über Ländergrenzen hinweg, indem es die Mitglieder digital verknüpft und den Abstimmungsaufwand im Team erheblich reduziert.

Lösung

Um direkt passgenau loszulegen, entschied sich Merida R&D Center für ein Asana-Grundlagen Training sowie ein Collaboration Lab. Im Training wurden allen 15 Mitarbeitern die Funktionsweise Asanas nähergebracht. Nun können alle sicher Asana bedienen und so wirklich von dem Tool profitieren. Die beste Softwarelösung ist wirkungslos, wenn Sie nicht genutzt wird. Um einen Nutzen zu garantieren empfiehlt es sich immer, alle Nutzer*innen zu schulen da so die Akzeptanz erhöht wird. Im Collaboration Lab wurden über mehrere Stunden die bestehenden Design- und Entwicklungsprozesse des Teams analysiert und erste Projektstrukturen gemeinsam mit der Cloudwürdig GmbH ausgearbeitet.  So schuf Merida die besten Grundlagen, um optimale Ergebnisse mit Asana zu erzielen.

Ergebnisse

„Die Benutzerfreundlichkeit und Klarheit Asanas haben mich überzeugt. Vor allem die klaren Fälligkeiten und Verantwortlichkeiten erleichtern unsere konkrete Arbeit. Wir verbringen nun viel weniger Zeit mit Meetings, Emails und Nachfragen am Telefon. Stattdessen können wir uns auf unsere eigentliche Arbeit fokussieren, denn es ist jetzt auf einen Blick ersichtlich: Wer macht was, wann, und wie ist der Status? Aber auch ich ganz persönlich schätze es sehr, dass mit der persönlichen Aufgabenübersicht in Asana endlich keine Aufgaben und To-Dos mehr “unter den Tisch fallen” können”, erklärt Reynaldo Ilagan. 


Klare Zuständigkeiten und aufgabenzentrierte  Kommunikation in Asana reduzierten den Abstimmungsaufwand, sprich die “Arbeit rund um die eigentliche Arbeit” und führen damit zu mehr Produktivität. Mehr Effizienz in der Projektarbeit kann auch durch standardisierte Projektabläufe via Templates erreicht werden. Dank dieser Templates kann die Projektplanungsphase drastisch verkürzt werden.

Besonders wichtig ist auch die Möglichkeit Projekte schnell und in real-time anpassen zu können. So kann unmittelbar auf unerwartete Umstände reagiert werden. “Endlich keine .final3finalfinal.docx Versionen unserer Projektpläne mehr”. Da das Team um Reynaldo Ilagan auch oft beruflich unterwegs ist – zu Partnern in Taiwan und der Welt, macht sich auch Asanas App-Version bezahlt. Mit Ihr lassen sich Updates mit wenigen Swipes immer im Blick behalten, Rückfragen schnell beantworten und neue Ideen, inspiriert von den Eindrücken aus dem Ausland, in Brainstorming Logs sammeln. Mit Asana erhielt Merida ein umfassendes Kollaborations-Tool, dass nicht nur die Zusammenarbeit im Team erleichtert und den Koordinationsaufwand reduziert, sondern auch Ideen und Informationen intuitiv und schnell zur Verfügung stellt.

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