Urlaubsplaner für Google Workspace

Mit wenigen Klicks in den wohlverdienten Urlaub | Jetzt als Google Workspace-Kunde mit dem Vacation Planner von Cloudwürdig starten (ohne Zusatzkosten)

 

Bislang gibt es in Google Workspace keinen speziellen Urlaubsplaner. Da die Urlaubsplanung jedoch in jedem Team eine notwendige und wiederkehrende Aufgabe darstellt, haben wir von Cloudwürdig dafür ein Tool entwickelt. Damit können Sie Urlaubsanträge strukturiert und übersichtlich verwalten. Im Folgenden geben wir Ihnen eine Schritt-für-Schritt-Anleitung, wie Sie als Google Workspace-Kunde den Vacation-Planer implementieren.

Die Basis für den Urlaubsplaner bildet ein Google Sheet mit einem zugehörigen Script. Hiermit können Sie Datensätze problemlos verwalten und durch Funktionen dynamisch verändern. 

Mit dem kostenlosen Javascript Web Framework Vue.js lassen sich die Daten in eine Webanwendung integrieren und durch Vuetify modern und übersichtlich darstellen. Die Anwendung läuft in Google Apps Script, welches Teil von Google Workspace ist und ohne weitere Kosten von Google bereitgestellt wird.

Funktionen

Die Anwendung bietet folgende Features: 

  • Interface für User und Vorgesetzte 
  • Einreichung von Urlaubsanträgen 
  • Bestätigung der Anträge durch Vorgesetzte
  • Automatischer Mailversand
  • Übersicht über verbleibenden Urlaub 
  • Übersicht über gebuchte Urlaube im Team 
  • Admin-Funktion für die Verwaltung
  • Automatische Hinterlegung der Feiertage in Deutschland auf Bundeslandebene 
  • Datenbank zur Übersicht und Pflege von Urlaubsanträgen und Mitarbeitern

Da als Datenbank ein Google Sheet zugrunde liegt, können Sie diese auch ohne weitere Kenntnisse in Datenbanksystemen verwaltet.

 

Wenn Sie den Urlaubsplaner in Google Workspace nutzen möchten, befolgen Sie einfach die folgenden 6 Schritte:

1. Füllen der Datenbank

Wie bereits beschrieben, können Sie alle benötigten Daten über ein Google Sheet verwalten. Um mit der Nutzung des Urlaubsplaners zu beginnen, müssen Sie lediglich dieses

Original Sheet kopieren. 

Hinterlegen Sie anschließend in Ihrer Kopie im ‘Employees’ Sheet die Mitarbeiter, die das Tool später nutzen sollen.

  • email: Die E-Mail-Adresse des Mitarbeiters
  • firstname: Vorname des Mitarbeiters
  • manager: Die E-Mail Adresse des Vorgesetzten des Mitarbeiters (Wenn kein Vorgesetzter zugeordnet werden kann, sollten Sie die eigene E-Mail eintragen)

 

  • team: Kürzel des Teams dem der Mitarbeiter angehört
  • bundesland: Bundesland in dem der Mitarbeiter beschäftigt ist
  • holidaysPerYear: Wie viele Urlaubstage stehen dem Mitarbeiter pro Jahr zur Verfügung
  • holidays: Anzahl der Urlaube, die der Mitarbeiter im laufenden Jahr noch zur Verfügung hat
  • role: Verfügbare Rollen sind ‘manager’ und ‘admin’
    • manager – können die Urlaubsanträge der Mitarbeiter einsehen/genehmigen und ablehnen, denen sie als Vorgesetzter zugewiesen sind
    • admin: sieht Anträge von allen Mitarbeitern und kann diese ablehnen oder genehmigen 
    • bei anderen Rollen können sie das Feld entweder leer lassen oder eine neue Rolle hinzufügen, dies hat keine Auswirkungen

2. Installation

Um die Anwendung für Ihr Unternehmen verfügbar zu machen, müssen Sie nun noch einen Link generieren, mit dem Ihre Kollegen die Webpage aufrufen können. Links werden in Apps Script über ein Deployment bereitgestellt. Öffnen Sie hierfür zunächst das Script über Ihr Spreadsheet.

Nun befinden Sie sich in der Google Apps Script Entwicklungsumgebung. Hier werden alle Funktionen und Berechnungen vorgenommen. 

Sie müssen lediglich per Knopfdruck ein neues Deployment erstellen und den generierten Link im oberen Teil des Codes hinterlegen.

Ihre URL wird Ihnen nach dem erfolgreichen Deployment angezeigt. Kopieren Sie diese und fügen Sie sie im Script im Abschnitt ‚Globals‘ ein.

 

Mit diesem Link können nun alle Mitarbeiter, Vorgesetzte und Admins auf das neue Tool zugreifen.

3. Navigieren im Interface

Da die Datenbank nun befüllt und einsatzbereit ist, kann das Interface mit dem eben generierten Link geöffnet werden. Die Anwendung erkennt immer automatisch den aktuellen User und zeigt ihm, je nach seiner hinterlegten Rolle, verschiedene Optionen an.

Mitarbeiter ohne/ custom Rolle

Rolle ‚manager‘ oder ‚admin‘

 

4. Urlaub beantragen

Der ‚Overview‘ Tab sieht für alle Rollen gleich aus. Hier kann jeder Mitarbeiter neuen Urlaub beantragen und vergangene Urlaubsanträge einsehen.

 

5. Überprüfung durch den Vorgesetzten

Wenn ein User alle Anträge eingereicht hat, kann er per Button eine Anfrage an seinen Vorgesetzten schicken. Dieser hat dann die Möglichkeit alle Anträge zu prüfen und sie zu bestätigen oder gegebenenfalls abzulehnen. Der Antragsteller wird automatisch benachrichtigt.

 

6. User- und Team-Übersicht

Nach der Reaktion des Vorgesetzten erhält der Nutzer in seiner Overview Informationen zu allen offenen und fertig abgestimmten Anträgen.

Im Tab ‚Team Overview‘ erhält jeder Mitarbeiter eine Übersicht zu allen Urlaubsanträgen, die Kollegen aus seinem Team angefragt und genehmigt bekommen haben. Dies dient zur besseren Planung innerhalb des Teams und zur Abstimmung der Urlaubsanträge.

Da der Urlaubsplaner nun komplett konfiguriert und einsatzfähig ist, können Sie den Link an alle zukünftigen Nutzer weiterleiten oder ihn direkt in Ihrem Intranet hinterlegen.

Bereit für Ihren Urlaub?

Der Urlaubsplaner ermöglicht das unkomplizierte verarbeiten von Urlaubsanträgen und bietet einen Mehrwert für alle Google Workspace-Kunden, die ihre Jahresplanung bisher mühsam manuell vornehmen mussten.

Er kombiniert das unkomplizierte Datenbanksystem von Google Sheets mit der Komplexität und den Automatisierungsmöglichkeiten von Apps Script und zusammen mit Vue.js entsteht ein modulares und erweiterbares Programm, das individuell angepasst werden kann.

Sollten Sie Interesse oder weitere Fragen zu unserem Urlaubsplaner haben, zögern Sie nicht und nehmen Sie Kontakt zu uns auf. Als erfahrener Google Cloud Premier Partner helfen wir Ihnen gerne weiter. Wir wünschen einen schönen Urlaub – und vor allem eine einfache Urlaubsplanung!

 

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