In unserer heutigen Arbeitswelt werden unsere Sinne täglich mit einer enormen Informationsflut überhäuft. Hier den Überblick zu behalten ist nicht immer leicht und viel Arbeitszeit wird alleine dafür verschwendet, ToDos aus verschiedenen Mailverläufen herauszufiltern und die eigenen Aufgaben zu strukturieren. Es gibt eine einfache Möglichkeit, mit der sich diese E-Mail-Flut minimieren lässt: Die cloudbasierte Zusammenarbeit in Asana. An einem Beispielzeigen wir, wie man mit dem Aufgaben- und Projektmanagement-Tool sowohl den eigenen Maileingang als auch den der KollegInnen reduzieren kann.
Wer kennt es nicht? Man benötigt eine kurze Antwort von einer Kollegin oder einem Kollegen, kann sie oder ihn aber nicht erreichen? Üblicherweise ist das der Moment, in dem man eine neue Mail öffnet und diese Frage der betreffenden Person zusendet. Nicht selten kommt es vor, dass die identische Frage bereits ein anderer Kollege gestellt hatte und schon hat der Gefragte zwei Mails zum selben Thema im Postfach. Betrachten wir uns ein anderes Beispiel: Ein Kollege ist im Urlaub oder außer Haus und man benötigt dringend das von ihm eingeholte Angebot. Natürlich hat man keinen Zugriff auf die Mailbox des Kollegen und da er nicht da ist, kann er aus auch nicht in einem gemeinsamen Ordner speichern. Also bleibt einem nichts anderes übrig, als dem Lieferanten erneut eine E-Mail zukommen zu lassen. Das ist nicht nur nervig, sondern kostet auch Zeit. Asana bietet deshalb einige Optionen, um diese Probleme zu umgehen.
Kommentare
Die erste Möglichkeit zur Reduktion von E-Mails ist die Verwendung von Kommentaren. Kommentare können in jeder einzelnen Aufgabe, jedem Meilenstein oder jeder Genehmigung hinterlassen werden. So kann man anstatt einer E-Mail dem Kollegen direkt in Asana Feedback geben oder eine Frage stellen. Das Tool bietet hierbei die Möglichkeit Personen namentlich zu erwähnen, wodurch diese über den Kommentar in Asana benachrichtigt werden. Vorteil der Kommentarfunktion ist, dass diese von allen Projektbeteiligten gelesen werden können und doppelte Anfragen vermieden werden. Zudem sind Informationen automatisch aufgabenbezogen strukturiert, sodass die Anzahl an Rückfragen minimiert wird und gleichzeitig die lange Suche der entsprechenden Information im eigenen Postfach entfällt.
Dokumente
Ebenfalls zur Reduzierung von E-Mails trägt die Möglichkeit bei, Dokumente von Computer, Dropbox, Google Drive, Box oder OneDrive taskbezogen hinzuzufügen. Bei den cloudbasierten Speicherdiensten wird einfach ein Link zum entsprechenden Dokument hinterlegt. Ansonsten lässt sich eine Datei auch in Asana hochladen. So gehören wiederholte Anfragen aufgrund von Abwesenheit von KollegInnen der Vergangenheit an.
Ein zusätzlicher Vorteil ist, dass die Dokumente direkt in Asana geöffnet werden können und kein weiteres Programm benötigt wird. Hochgeladene Dokumente kann man kommentieren und so direkt Feedback geben. Dieses Feedback generiert eine Unteraufgabe, welche direkt mit Details beschrieben und an den Verantwortlichen zugewiesen werden kann. Somit ist gewährleistet, dass der entsprechende Kollege benachrichtigt wird und seine Aufgabe im Blick behält, ohne dass dieser extra per E-Mail erinnert werden muss.
Diskussionen
Wenn man ausschließlich über E-Mail oder Chat kommuniziert, kommt es auch immer wieder vor, dass relevante Themen diskutiert werden, die nicht alle mitbekommen. Hier empfiehlt sich in Asana die Verwendung der übergeordneten Diskussionsfunktion auf Projektebene. Dadurch wird ermöglicht, dass Projektbeteiligten die Diskussion verfolgen, mitdiskutieren oder einfach informiert bleiben. Selbstverständlich können auch später hinzugefügte Projektteilnehmer diese Kommunikation einsehen, ohne das ein neuer E-Mail-Loop eröffnet werden muss. Gleiches gilt auch für die Diskussionsfunktion auf Team-Ebene.
Formulare
Ein weiterer Weg, wie E-Mails reduziert werden können, ist die Standardisierung von Prozessen. In diesem Zusammenhang besonders praktisch ist die Verwendung der Asana Formulare, die vor allem beim Einholen von Angeboten und Anfragen behilflich ist. Zu Beginn wird ein Projekt mit den benötigten benutzerdefinierten Feldern eröffnet. Dabei können über das Formular Dokumente angefügt werden, welche nach Absenden direkt in einer Aufgabe angefügt und im Projekt gespeichert werden. Mittels eines für jedes Formular individuell generierten Link wird sichergestellt, dass ein Formular nur von den Personen verwendet werden kann, die über den Link verfügen. Das Formular kann beispielsweise auf einer Website oder sonstigen Plattformen eingebunden werden.
Live-Demo im Video
Die vorgestellten Szenarien und Funktionen in Asana haben wir in einem Video-Tutorial aufgezeichnet. Jetzt ansehen!
Fazit
Die Planung und Kommunikation in Asana macht es viel einfacher Informationsflut und Arbeitspensum zu verwalten und so effektiver im Team zusammenzuarbeiten. Durch die aufgabenbezogene Plattform steht jederzeit allen die Informationen zur Verfügung, die sie benötigen. So können E-Mails reduziert und mehr Zeit damit verbracht werden, produktiv zu arbeiten.
von Janek, am
