Die Planung, Festsetzung und Nachverfolgung von Zielen ist für jedes Unternehmen essentiell. Sobald von Zielen die Rede ist, wird dabei oft der Begriff OKRs (Objectives and Key Results) verwendet. In diesem Blogbeitrag lesen sie, was man darunter versteht und wie Sie diese mit dem Work Management Tool Asana einfach abbilden und verwalten können.
Zu Beginn eines Geschäftsjahres geht es vor allem darum, neue Ziele zu definieren oder vorhandene zu schärfen. Hierbei werden nicht nur Unternehmensziele festgelegt, sondern es werden auch Teamziele erstellt bzw. Ziele auf einzelne Mitarbeiter heruntergebrochen, die in der Zukunft erreicht werden sollen. Die Nachverfolgung wiederum ist ein fortlaufender Prozess, der regelmäßiger Überprüfung bedarf.
Definition und Verwendung von OKRs
Viele Unternehmen arbeiten dabei mit Zielvereinbarungen. Wird ein Ziel erreicht, gibt es in den meisten Fällen einen monetären Benefit. Hier kommen die OKRs ins Spiel. Dabei handelt es sich um eine Methode, die dabei unterstützt, die Zielsetzung messbar zu machen. Ob diese in Prozent, Zahlen oder Währung erfolgt, hängt von der entsprechenden Zielsetzung ab. Es wird also im Grunde das ‘Was’ (Ziel) und das ‘Wie’ (Metrik) für die Zielerreichung bestimmt. Kurz gesagt: Ein OKR ist nicht nur die reine Definition eines Ziels, sondern unterstützt bei der Zielerreichung. Darüber hinaus sind OKRs agil, das heißt sie werden regelmäßig unter Berücksichtigung geänderter Rahmenbedingungen überpüft und gegebenenfalls angepasst.
Festlegung von guten Zielen & OKRs
Ziele nachzuverfolgen ist immens wichtig. Nicht nur wenn es um Zielvereinbarungen geht, sondern auch im Rückblick, um am Geschäftsjahresende klar zu wissen, was gesamtheitlich erreicht wurde. Ohne Unterstützung eines Tools stellt das meist einen hohen manuellen Aufwand dar. Aufwand, der wertvolle Ressourcen und Zeit kosten kann. Vor allem, wenn es Abhängigkeiten zu bestimmten Prozessen oder Projekten gibt. Tools wie Asana können deshalb einen wertvollen Mehrwert schaffen.
Abbildung von Zielen und OKRs mit dem Work Management Tool Asana
Asana betrachtet hier nicht nur die Ziele allein, sondern ermöglicht es auch, dass Abhängigkeiten zu bestimmten Projekten, Prozessen oder auch Portfolios berücksichtigt werden. Es wird dabei die Philosophie verfolgt, dass die Mission sowie die zugehörigen Unternehmensziele allen MitarbeiterInnen bekannt sind. So werden angefangen von einer kleinen Aufgaben bis hin zu übergeordneten Team- und Unternehmenszielen verschiedene Ebenen mit der Mission verknüpft.
Die abgebildete Pyramide kann somit sowohl Bottom-up als auch Top-down betrachtet werden. Es kommt oft vor, dass man Ziele definiert, bei denen noch nicht bekannt ist, welche Abhängigkeiten es geben wird. Genauso kann es umgekehrt der Fall sein. Viele Faktoren können hierbei eine Rolle spielen. Strategien werden geändert, der Markt entwickelt sich anders als erwartet oder personelle Veränderungen – das alles können einflussreiche Faktoren sein, die eine Anpassung notwendig machen. Es ist also wichtig, dass man mit Zielen auch flexibel agieren kann. Sei es anhand von Abhängigkeiten oder auch Verantwortlichkeiten.
Cloudwürdig Empfehlungen für Ziele in Asana
In Asana selbst lassen sich Ziele auf der Unternehmens- und Teamebene anlegen. Die Ziele auf der Unternehmensebene sind für alle organisatorischen Mitglieder sichtbar. Ob auf dieser Ebene nun die Mission oder die tatsächlichen OKRs definiert sind, kann je nach Anwendungsfall entschieden werden. Oft empfiehlt sich jedoch die Definition als OKR, um die Messbarkeit zu gewährleisten. Auf Teamebene kann wiederum festgelegt werden, dass nur die jeweiligen organisatorischen Mitglieder bzw. bestimmte User die Ziele einsehen können.
Wenn klar ist, auf welcher Ebene ein Ziel definiert wird, ist die Handhabung ähnlich wie bei der Erstellung von Aufgaben. Gehen wir davon aus, dass innerhalb eines Teams die Umsatzsteigerung ein Ziel (Objective) ist. Unterhalb vom Ziel ‘Umsatzsteigerung’ lassen sich Teilziele (Key Results) anlegen, die das Ziel messbar machen (z.B. konkrete Zahlen für verschiedene Produkte. Auch Teilziele lassen sich noch weiter untergliedern, ähnlich wie bei den Aufgaben. Unsere Empfehlung ist jedoch, Ziele nicht zu komplex zu gestalten, damit diese für alle Beteiligten klar sind und gleichzeitig genug Flexibilität für die Bearbeitung bleibt.
Fazit
Das Work Management Tool Asana trägt mit umfangreichen Funktionen dazu bei, Unternehmensziele besser zu planen, festzuhalten und nachzuverfolgen. Das erhöht nicht nur die Transparenz für MitarbeiterInnen, sondern erleichtert auch die Unternehmenssteuerung auf Management-Ebene. Besonders praktisch ist hier die Verknüpfung von einfachen Aufgaben zu den Zielen. So behält man diese immer im Blick und alle Informationen sind an einem Ort. Es zeigt sich, dass Asana nicht umsonst als “Work Management” Tool bezeichnet wird und über das klassische Aufgaben- und Projektmanagement hinaus geht.
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von Janek, am
